Dokumentation frisst Zeit
Du kennst das: Die Sitzung war intensiv, Dein:e Patient:in hat sich geöffnet, und jetzt sitzt Du vor dem Rechner und sollst alles festhalten. Wie viel Zeit die Nachbereitung kostet, hängt vom Fall, der Notizstruktur und dem eigenen Ablauf ab. Für einen Softwaretest zählt deshalb die Zeit einschließlich fachlicher Prüfung und Korrektur.
KI Software verspricht hier Entlastung. Aber was kann sie wirklich - und wo wird es heikel?
Was KI heute kann
Aktuelle KI-gestützte Dokumentationstools können Sitzungen (mit Einwilligung der Patient:innen) aufzeichnen, transkribieren und automatisch zusammenfassen. Du erhältst einen strukturierten Entwurf für Deine Verlaufsnotiz. Prüfe, ob die wichtigen Themen erhalten bleiben und ob Aussagen oder Zusammenhänge ergänzt wurden, die im Gespräch nicht vorkamen.
Konkret sieht das so aus: Du startest vor der Sitzung die Aufnahme, führst die Therapie wie gewohnt durch, und hast danach innerhalb weniger Minuten einen Entwurf mit den wichtigsten Themen, besprochenen Interventionen und offenen Punkten für die nächste Sitzung. Statt alles aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, prüfst und ergänzt Du nur noch.
Wo die Grenzen liegen
Wichtig ist: Kein Tool nimmt Dir die fachliche Einordnung ab. Die KI kann dokumentieren, was gesagt wurde. Aber ob das Vermeidungsverhalten war oder ein gesunder Selbstschutz - das entscheidest Du. Die generierten Notizen sind ein Entwurf, der Dein klinisches Urteil braucht.
Transkription funktioniert gut bei klarer Sprache. Bei leisen, emotional aufgeladenen Momenten, Dialekt oder wenn Patient:in und Therapeut:in gleichzeitig sprechen, sinkt die Qualität. Auch nonverbale Signale - ein Zögern, ein abgewendeter Blick - erfasst kein Mikrofon. Manche Kolleg:innen ergänzen solche Beobachtungen deshalb manuell als kurze Notiz.
Technische Voraussetzungen
Ein gutes Mikrofon macht einen spürbaren Unterschied bei der Transkriptionsqualität. Eingebaute Laptop-Mikrofone liefern oft durchwachsene Ergebnisse. Ein einfaches Tischmikrofon oder ein Ansteckmikrofon kann die Erkennungsrate deutlich verbessern.
Die meisten Tools funktionieren browserbasiert - eine Installation ist selten nötig. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, wenn die Verarbeitung nicht lokal auf dem Gerät stattfindet.
Patient:innen aufklären
Ein Punkt, den Kolleg:innen oft unterschätzen: Die Einführung der Aufzeichnung gegenüber den Patient:innen. Erkläre vorab, warum und wie die Aufzeichnung funktioniert, und ermögliche eine Sitzung ohne Aufnahme. Wichtig: Die Einwilligung muss informiert, freiwillig und widerrufbar sein. Dokumentiere die Zustimmung schriftlich.
Die Entscheidung über eine Aufnahme sollte ohne Druck erfolgen. Eine Ablehnung darf nicht als mangelnde Mitarbeit eingeordnet werden.
Datenschutz nicht vergessen
Und dann ist da die Datenschutzfrage: Wo werden die Aufnahmen verarbeitet? Wer hat Zugriff? Werden die Daten verschlüsselt gespeichert? Prüfe bei Zero-Knowledge-Angaben, welche gespeicherten Inhalte damit geschützt werden und wie die Verarbeitung für Transkription und Textgenerierung erfolgt. Zugriffsrechte, Schlüsselverwaltung und Löschfristen sind ebenso relevant.
Mehr dazu in unserem Artikel zu DSGVO und KI in der Praxis. Eine kopierbare Dokumentationsvorlage mit fiktivem Beispiel zeigt die mögliche Notizstruktur. Anbieter, Funktionen und Preisbedingungen findest Du im Softwarevergleich.
Was gehört in eine gute KI-generierte Verlaufsnotiz?
Eine brauchbare Notiz ist keine wortgetreue Mitschrift. Sie sollte kurz genug für den Praxisalltag sein, aber fachlich genug Substanz haben, damit der Verlauf später nachvollziehbar bleibt. Bewährt haben sich diese Elemente:
- aktuelles Thema und Anlass der Sitzung
- relevante Symptomveränderungen seit der letzten Stunde
- eingesetzte Interventionen und Reaktion der Patient:in
- Risikoabklärung, wenn klinisch relevant
- Vereinbarungen, Hausaufgaben oder nächste Schritte
- offene Fragen für die nächste Sitzung
Je nach Verfahren kommen unterschiedliche Schwerpunkte hinzu: In der VT etwa Verhaltensanalyse und Hausaufgaben, in TP/AP Übertragungs- und Konfliktdynamik, in der Systemischen Therapie Interaktionsmuster und Ressourcen.
Einführung in drei Schritten
Starte nicht direkt mit allen Patient:innen. Ein pragmatischer Einführungsplan reduziert Widerstand und Fehler:
- Teste das Tool mit fiktiven Gesprächen oder anonymisierten Übungsfällen.
- Formuliere eine klare Einwilligung und erkläre sie in einfacher Sprache.
- Nutze das Tool zunächst bei wenigen geeigneten Sitzungen und vergleiche den Zeitgewinn realistisch.
Wenn die Notizen zu lang, zu allgemein oder fachlich unscharf sind, passe die Einstellungen oder den Workflow an. Das Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern eine verlässliche Entlastung bei gleichbleibender Dokumentationsqualität.
Wann KI-Dokumentation nicht passt
Bei akuten Krisen, hochstrittigen Situationen, starker Scham oder Patient:innen mit deutlichem Misstrauen kann eine Aufzeichnung therapeutisch stören. Dann ist es besser, klassisch zu dokumentieren oder die Nutzung erneut zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen. Die therapeutische Beziehung hat Vorrang vor jeder Effizienzsteigerung.