Dokumentation frisst Zeit
Du kennst das: Die Sitzung war intensiv, Dein:e Patient:in hat sich geöffnet, und jetzt sitzt Du vor dem Rechner und sollst alles festhalten. Viele Therapeut:innen berichten, dass die Dokumentation pro Sitzung 10 bis 15 Minuten dauert. Bei einem vollen Praxistag mit 6 bis 8 Sitzungen summiert sich das auf über eine Stunde - unbezahlte Arbeitszeit, die direkt von Deiner Freizeit abgeht.
KI Software verspricht hier Entlastung. Aber was kann sie wirklich - und wo wird es heikel?
Was KI heute kann
Aktuelle KI-gestützte Dokumentationstools können Sitzungen (mit Einwilligung der Patient:innen) aufzeichnen, transkribieren und automatisch zusammenfassen. Die Ergebnisse sind oft erstaunlich brauchbar: Kernthemen werden erkannt, emotionale Wendepunkte identifiziert, und Du bekommst einen strukturierten Entwurf für Deine Verlaufsnotiz.
Konkret sieht das so aus: Du startest vor der Sitzung die Aufnahme, führst die Therapie wie gewohnt durch, und hast danach innerhalb weniger Minuten einen Entwurf mit den wichtigsten Themen, besprochenen Interventionen und offenen Punkten für die nächste Sitzung. Statt alles aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, prüfst und ergänzt Du nur noch.
Wo die Grenzen liegen
Wichtig ist: Kein Tool nimmt Dir die fachliche Einordnung ab. Die KI kann dokumentieren, was gesagt wurde. Aber ob das Vermeidungsverhalten war oder ein gesunder Selbstschutz - das entscheidest Du. Die generierten Notizen sind ein Entwurf, der Dein klinisches Urteil braucht.
Transkription funktioniert gut bei klarer Sprache. Bei leisen, emotional aufgeladenen Momenten, Dialekt oder wenn Patient:in und Therapeut:in gleichzeitig sprechen, sinkt die Qualität. Auch nonverbale Signale - ein Zögern, ein abgewendeter Blick - erfasst kein Mikrofon. Manche Kolleg:innen ergänzen solche Beobachtungen deshalb manuell als kurze Notiz.
Technische Voraussetzungen
Ein gutes Mikrofon macht einen spürbaren Unterschied bei der Transkriptionsqualität. Eingebaute Laptop-Mikrofone liefern oft durchwachsene Ergebnisse. Ein einfaches Tischmikrofon oder ein Ansteckmikrofon kann die Erkennungsrate deutlich verbessern.
Die meisten Tools funktionieren browserbasiert - eine Installation ist selten nötig. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, wenn die Verarbeitung nicht lokal auf dem Gerät stattfindet.
Patient:innen aufklären
Ein Punkt, den Kolleg:innen oft unterschätzen: Die Einführung der Aufzeichnung gegenüber den Patient:innen. Die meisten reagieren verständnisvoller als erwartet, wenn Du offen erklärst, warum und wie die Aufzeichnung funktioniert. Wichtig: Die Einwilligung muss informiert, freiwillig und widerrufbar sein. Dokumentiere die Zustimmung schriftlich.
Manche Therapeut:innen berichten, dass Patient:innen die Aufzeichnung sogar begrüßen - weil sie wissen, dass wichtige Inhalte nicht verloren gehen.
Datenschutz nicht vergessen
Und dann ist da die Datenschutzfrage: Wo werden die Aufnahmen verarbeitet? Wer hat Zugriff? Werden die Daten verschlüsselt gespeichert? Achte besonders auf Zero-Knowledge-Verschlüsselung - dabei werden die Daten mit Deinem persönlichen Passwort verschlüsselt, sodass selbst der Anbieter sie nicht lesen kann. Das bietet den höchsten Schutz, auch bei einem möglichen Hackerangriff.
Mehr dazu in unserem Artikel zu DSGVO und KI in der Praxis.
Was gehört in eine gute KI-generierte Verlaufsnotiz?
Eine brauchbare Notiz ist keine wortgetreue Mitschrift. Sie sollte kurz genug für den Praxisalltag sein, aber fachlich genug Substanz haben, damit der Verlauf später nachvollziehbar bleibt. Bewährt haben sich diese Elemente:
- aktuelles Thema und Anlass der Sitzung
- relevante Symptomveränderungen seit der letzten Stunde
- eingesetzte Interventionen und Reaktion der Patient:in
- Risikoabklärung, wenn klinisch relevant
- Vereinbarungen, Hausaufgaben oder nächste Schritte
- offene Fragen für die nächste Sitzung
Je nach Verfahren kommen unterschiedliche Schwerpunkte hinzu: In der VT etwa Verhaltensanalyse und Hausaufgaben, in TP/AP Übertragungs- und Konfliktdynamik, in der Systemischen Therapie Interaktionsmuster und Ressourcen.
Einführung in drei Schritten
Starte nicht direkt mit allen Patient:innen. Ein pragmatischer Einführungsplan reduziert Widerstand und Fehler:
- Teste das Tool mit fiktiven Gesprächen oder anonymisierten Übungsfällen.
- Formuliere eine klare Einwilligung und erkläre sie in einfacher Sprache.
- Nutze das Tool zunächst bei wenigen geeigneten Sitzungen und vergleiche den Zeitgewinn realistisch.
Wenn die Notizen zu lang, zu allgemein oder fachlich unscharf sind, passe die Einstellungen oder den Workflow an. Das Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern eine verlässliche Entlastung bei gleichbleibender Dokumentationsqualität.
Wann KI-Dokumentation nicht passt
Bei akuten Krisen, hochstrittigen Situationen, starker Scham oder Patient:innen mit deutlichem Misstrauen kann eine Aufzeichnung therapeutisch stören. Dann ist es besser, klassisch zu dokumentieren oder die Nutzung erneut zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen. Die therapeutische Beziehung hat Vorrang vor jeder Effizienzsteigerung.