KI-Tools können verschiedene Arbeitsschritte unterstützen: Gespräche transkribieren, Notizentwürfe strukturieren oder einen PTV3-Bericht aus vorhandenen Angaben formulieren. Für die Auswahl ist zuerst wichtig, welchen dieser Schritte Du verbessern möchtest.
Dieser Artikel erklärt die Abläufe. Konkrete Anbieter, Funktionen und aktuelle Preisbedingungen stehen im KI-Software-Vergleich. Wir betreiben selbst BerichtBiber und DokuDachs; das macht diese Übersicht zu einer Einordnung aus Anbietersicht, nicht zu einem unabhängigen Produkttest.
1. Sitzungsdokumentation: vom Gespräch zur freigegebenen Notiz
Ein Dokumentationsworkflow besteht aus mehreren Schritten:
- Vor einer Aufnahme klärst Du die Voraussetzungen und die Einwilligung der Patient:in.
- Das Tool transkribiert die Aufnahme oder verarbeitet Deine eigene Mitschrift.
- Aus dem Text entsteht ein Entwurf für eine Verlaufsnotiz.
- Du vergleichst den Entwurf mit dem tatsächlichen Gespräch, korrigierst Fehler und ergänzt eigene Beobachtungen.
- Die freigegebene Notiz wird in die Behandlungsakte übernommen.
Ein Transkript und eine Verlaufsnotiz erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Mitschrift kann beim Überprüfen helfen; in der Akte brauchst Du die für die Behandlung wesentlichen Informationen. Was eine Notiz enthalten kann, zeigen unsere Dokumentationsvorlage und das fiktive Sitzungsbeispiel.
Beispiel für einen Prüfpunkt: Aus „Ich hatte vor dem Termin Angst“ darf keine neue Diagnose werden. Kontrolliere, ob der Entwurf Aussagen, Beobachtungen und Deine klinische Einordnung sauber trennt. Weitere Grenzen erklärt der Ratgeber zur KI-Dokumentation.
2. Diktat: eigene Notizen strukturieren
Wenn Du kein Therapiegespräch aufnehmen möchtest, kann ein Diktatworkflow passen: Du sprichst nach der Sitzung Deine eigenen Notizen ein und lässt sie strukturieren. So entscheidest Du bereits bei der Eingabe, welche Informationen aufgenommen werden.
Diktat ist trotzdem Datenverarbeitung. Eine gesprochene Fallnotiz kann ebenso sensible Informationen enthalten wie ein Gesprächstranskript. Prüfe Verträge, Verarbeitungsorte und Löschfristen; der Verzicht auf eine Gesprächsaufnahme beantwortet diese Fragen nicht automatisch.
Im Test sollte die Software Deine Aussage erhalten, ohne Lücken mit vermeintlich plausiblen Angaben zu füllen.
3. PTV3-Bericht: aus Fallinformationen einen Entwurf erstellen
Für einen Antragsbericht brauchst Du eine andere Struktur als für eine einzelne Sitzungsnotiz:
- Sammle die für den Antrag relevanten und tatsächlich erhobenen Fallinformationen.
- Wähle das Richtlinienverfahren und die Antragsart.
- Lass einen Entwurf anhand Deiner Angaben erstellen.
- Prüfe insbesondere Diagnoseherleitung, Fallkonzept, Therapieplanung und Widersprüche.
- Finalisiere und exportiere den Bericht.
Ein Berichtstool kann beim Strukturieren und Formulieren helfen. Fehlende Diagnostik, eine unklare Indikation oder widersprüchliche Angaben löst es nicht durch einen flüssigen Text. Unser Leitfaden zur PTV3-Unterstützung behandelt diesen Ablauf genauer.
4. Vorbereitung und allgemeine Formulierungshilfe
Für Aufgaben ohne reale Fallinformationen können allgemeine KI-Angebote ausreichen: eine Fortbildung gliedern, eine allgemeine Einladung verständlicher formulieren oder Fragen für einen vollständig fiktiven Übungsfall sammeln.
Für solche Aufgaben brauchst Du nicht zwingend ein spezialisiertes Dokumentationstool. Die Übersicht kostenloser KI-Tools und Praxishelfer unterscheidet kostenlose Funktionen, klassische Rechner und Testphasen.
Welcher Einstieg passt zu Deiner Praxis?
| Engpass | Zuerst prüfen | Im Test beobachten |
|---|---|---|
| Verlaufsnotizen nach jeder Sitzung | Dokumentationsworkflow | Inhaltstreue, Korrekturaufwand, Export |
| Eigene Notizen sind unstrukturiert | Diktat oder Textimport | Werden Deine Angaben präzise erhalten? |
| Antragsberichte bleiben liegen | PTV3-Workflow | Verfahren, Antragsart, fachlicher Zusammenhang |
| Viele allgemeine Schreibaufgaben | Allgemeine Formulierungshilfe | Nutzen ohne sensible Fallinformationen |
Beginne mit einem Arbeitsschritt und einem vollständig fiktiven Fall. Messe die Zeit einschließlich Nachbearbeitung. Prüfe danach, wie das Ergebnis in Dein vorhandenes PVS gelangt. Viele Funktionen unter einem Dach sind nur dann hilfreich, wenn die Übergaben im eigenen Ablauf funktionieren.
Datenschutz und Verantwortung gehören zum Workflow
Prüfe vor der Arbeit mit echten Patient:innendaten Rechtsgrundlagen, Schweigepflicht, AVV, Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte und technische Schutzmaßnahmen. Speicherung, Transkription und Textgenerierung können unterschiedliche Dienste und Fristen betreffen. Unser Datenschutz-Ratgeber führt diese Fragen zusammen.
Die fachliche Verantwortung bleibt bei Dir. Vergleiche anschließend nur die Anbieter, die Deinen ausgewählten Arbeitsschritt tatsächlich abdecken: Funktionen und Preise im Softwarevergleich.